Transformace z osoby samostatně výdělečně činné na společnost s ručením omezeným patří mezi kroky, které živnostníci v Česku zvažují nejčastěji po několika letech úspěšného podnikání. Motivace bývá jasná – omezené ručení, lepší vyjednávací pozice u větších zákazníků, možnost optimalizovat zdanění při vyšších příjmech. Praxe ale ukazuje, že samotný přechod skrývá řadu právních i daňových detailů, které se v prvním nadšení snadno přehlédnou.
Jak právně převést podnikání a co se stane s majetkem
Základní otázka zní, zda založit s.r.o. od nuly a živnost postupně utlumit, nebo vložit existující podnikání jako vklad do nově vznikající společnosti. Druhá varianta se na první pohled jeví jako elegantnější, protože zachovává kontinuitu smluv i klientů. Jde ale o proces podstatně komplikovanější, než by se čekalo.
Vklad podniku nebo jeho části do základního kapitálu s.r.o. vyžaduje znalecké ocenění nepeněžitého vkladu. Bez posudku soudního znalce se transakce neobejde, a to i v případě, že jde o drobného živnostníka s minimálním majetkem. Znalec ocení hmotný i nehmotný majetek, pohledávky, případně goodwill firmy – a právě ocenění goodwillu bývá zdrojem sporů, protože jeho výše ovlivňuje jak základní kapitál nové společnosti, tak základ daně.
V praxi se často stává, že podnikatel počítá s jednoduchým „přehozením“ smluv na nový subjekt a zapomíná, že smlouvy s odběrateli i dodavateli se nepřevádějí automaticky. Každou smlouvu je nutné buď ukončit a uzavřít novou s s.r.o., nebo postoupit prostřednictvím dohody o převzetí práv a povinností, s čímž musí souhlasit druhá smluvní strana. U dlouhodobých kontraktů, nájemních smluv nebo licencí to může znamenat týdny administrativy a v horším případě i ztrátu klienta, který na změnu smluvní strany nepřistoupí.
Podobně citlivá je otázka zaměstnanců, pokud je živnostník měl. Přechod práv a povinností z pracovněprávních vztahů se řídí ustanoveními zákoníku práce o převodu činnosti zaměstnavatele, a i zde je nutné dodržet informační povinnost vůči zaměstnancům a odborové organizaci, pokud existuje.
Daňové dopady, které se často podcení
Zásadní chybou bývá podcenění daňových důsledků ukončení samostatné výdělečné činnosti. Ke dni přechodu na s.r.o. je nutné podat mimořádné daňové přiznání k dani z příjmů a vypořádat takzvané pohledávky a závazky, které v evidenci příjmů a výdajů dosud nebyly zdaněny. To v praxi znamená, že se do základu daně dostávají i neuhrazené pohledávky za odvedenou práci, což může vytvořit nečekaně vysokou daňovou povinnost v roce, kdy fakticky ještě peníze na účet nedorazily.
Obdobně je nutné řešit zásoby, nedokončenou výrobu nebo hmotný majetek, který byl doposud odpisován v rámci OSVČ. Pokud se majetek vloží do s.r.o., neznamená to konec jeho daňové historie – nová společnost pokračuje v odpisování ze zůstatkové ceny, ale správně nastavit tento přechod bez chyby v odpisovém plánu zvládne jen málokdo bez účetního poradce.
Otázkou, která se řeší různě podle konkrétní situace, je i to, kdy přesně k přechodu dojde a jak to ovlivní zálohy na sociální a zdravotní pojištění. Ukončení samostatné činnosti je nutné nahlásit na příslušné správě sociálního zabezpečení i zdravotní pojišťovně, jinak hrozí, že budou zálohy strhávány i poté, co OSVČ fakticky skončila. Zde se ostatně praxe jednotlivých pojišťoven i odborných výkladů někdy rozchází – přesný termín, kdy povinnost placení záloh zaniká, se odvíjí od data ukončení činnosti na živnostenském úřadě, ale interpretace návazných lhůt se liší podle konkrétní instituce.
Nezřídka se stává, že podnikatel založí s.r.o. s určitým očekáváním ohledně zdanění – tedy že namísto vysoké sazby zálohy na sociální a zdravotní pojištění bude čerpat mzdu jako jednatel a zbytek zisku si vyplatí formou podílu na zisku se srážkovou daní. Tento model funguje, ale jen pokud je od začátku nastaven správně, s ohledem na minimální mzdu jednatele, odvody z ní a načasování výplaty dividend, které podléhají patnáctiprocentní srážkové dani a navíc se čekají minimálně do schválení účetní závěrky za první hospodářský rok.
Registrace, formality a lhůty, které se snadno propásnou
Založení s.r.o. samo o sobě trvá v řádu dnů, pokud se využije zrychlený zápis přes notáře do obchodního rejstříku. Reálný přechod ale zahrnuje řadu navazujících registrací – u finančního úřadu k dani z příjmů právnických osob, případně k dani z přidané hodnoty, pokud společnost na DPH navazuje jako plátce z předchozí živnosti nebo se rozhodne k dobrovolné registraci. Přerušení kontinuity plátcovství DPH bývá jedním z nejčastěji přehlížených detailů – nová s.r.o. totiž není automaticky plátcem jen proto, že jím byla předchozí OSVČ, a je nutné podat novou přihlášku k registraci.
Doporučuje se naplánovat celý přechod s předstihem alespoň tří měsíců, aby bylo možné sladit datum ukončení živnosti, vznik s.r.o. a registrace u všech institucí tak, aby nevznikla mezera, během které podnikatel nemůže fakturovat ani jako OSVČ, ani jako s.r.o. Odborníci na daňové poradenství rovněž radí nespěchat s podáním návrhu na zápis do obchodního rejstříku dříve, než je vyřešen způsob vkladu majetku a znalecké ocenění, protože dodatečné opravy v obchodním rejstříku jsou administrativně náročnější než počkat na kompletní podklady.
Specifickou kapitolou jsou také smlouvy o pronájmu provozovny nebo sídla podnikání. Pokud OSVČ podnikala z pronajatých prostor, nový nájemní vztah musí vzniknout se s.r.o. jako právnickou osobou, což vyžaduje souhlas pronajímatele a často i nové jednání o podmínkách nájmu. Bankovní účty, platební terminály, smlouvy o úvěru nebo leasingu vozidel – všechny tyto vztahy je nutné buď převést, nebo nově sjednat, a banky k tomu přistupují jako k novému klientovi, tedy včetně opětovného posouzení bonity.
Zajímavým, často opomíjeným aspektem je i otázka ochranné známky nebo obchodního jména. Pokud si klientela zvykla na jméno živnostníka, přechod na s.r.o. s jiným obchodním názvem může znamenat ztrátu části identity firmy na trhu, a to i přesto, že z právního i daňového hlediska je vše vyřešeno bezchybně. Tento aspekt bývá v celém plánování přechodu podceňován, protože se soustředí pozornost hlavně na čísla a formuláře, nikoli na to, jak změnu vnímají zákazníci.
Celkově platí, že přechod z OSVČ na s.r.o. se nevyplácí řešit narychlo v posledních týdnech kalendářního roku jen proto, že blíží limit pro povinnou registraci k DPH nebo že se objevil nový velký klient požadující fakturaci od právnické osoby. Kvalitně provedená transformace vyžaduje součinnost daňového poradce, často i advokáta kvůli smluvní dokumentaci, a znalce v případě vkladu majetku – a právě podcenění této součinnosti bývá důvodem, proč se z plánované úspory na daních a odvodech stane administrativně nákladný a časově vyčerpávající proces.