Personální oddělení výrobní firmy na Moravě rozeslalo v květnu plán dovolených na celý rok. Jeden ze zaměstnanců zjistil, že mu firma naplánovala dva týdny volna v termínu, který mu vůbec nevyhovuje – měl v tu dobu domluvenou rodinnou dovolenou v zahraničí. Spor skončil na personálním oddělení a ukázalo se, že zaměstnavatel postupoval v rozporu se zákonem, protože termín neoznámil s dostatečným předstihem. Podobné situace se v českých firmách řeší běžně, a právě proto stojí za to připomenout, jaká pravidla pro čerpání řádné dovolené vlastně platí.
Kdo určuje termín dovolené a jaká jsou pravidla
Podle zákoníku práce určuje čerpání dovolené zaměstnavatel, nikoli zaměstnanec. Jde o častý omyl – řada lidí se mylně domnívá, že o termínu rozhoduje výhradně ten, kdo si dovolenou vybírá. Zaměstnavatel je ale povinen přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance a termín mu oznámit alespoň čtrnáct dní předem, pokud se s ním nedohodne na kratší lhůtě.
Čtrnáctidenní lhůta není formalitou, kterou lze bez následků ignorovat. Pokud ji firma nedodrží, zaměstnanec se může odvolat a požadovat jiný termín, případně náhradu vzniklé újmy, pokud mu tím vznikly konkrétní náklady, například zrušená letenka nebo nevratná záloha na ubytování. V praxi se často stává, že zaměstnavatelé plán dovolených připraví se zpožděním a poté termíny komunikují narychlo, čímž porušují právě tuto lhůtu.
Zákon také ukládá zaměstnavateli povinnost umožnit zaměstnanci vyčerpat dovolenou do konce kalendářního roku, ve kterém na ni vznikl nárok. Pokud to neumožní, dovolená se převádí do dalšího roku, ale ani tam nezůstává nekonečně – nevyčerpaná dovolená za jiné roky, než je aktuální, může časem propadnout, pokud zaměstnavatel prokáže, že zaměstnanci opakovaně nabízel možnost čerpání a ten ji nevyužil. Zde se ovšem výklady jednotlivých právníků a personalistů liší, protože zákon nedefinuje úplně přesně, jakým způsobem má zaměstnavatel tuto nabídku dokumentovat.
Dovolená na žádost zaměstnance
Zaměstnanec může o dovolenou požádat sám, a to je v praxi nejběžnější způsob, jak se termín volna domlouvá. Zaměstnavatel žádosti nemusí vyhovět, pokud by tím byl ohrožen provoz firmy, ale musí své rozhodnutí zdůvodnit a nabídnout alternativní termín. Odmítnutí bez uvedení důvodu nebo bez snahy najít kompromis odporuje principu spravedlivého zacházení, který zákoník práce předpokládá.
Doporučuje se žádost o dovolenou podávat písemně, ideálně e-mailem, aby existoval doklad o tom, kdy a jak byla podána. V případě sporu, například pokud zaměstnavatel tvrdí, že o žádosti nevěděl, má zaměstnanec konkrétní důkaz. Ústní dohody se sice v menších firmách běžně používají a fungují, ale při jakémkoliv konfliktu jsou téměř nedokazatelné.
Krácení, přerušení a čerpání po částech
Dovolenou lze čerpat i po částech, minimálně však v rozsahu jednoho týdne, pokud se strany nedohodnou jinak. To znamená, že zaměstnavatel nemůže nutit zaměstnance čerpat dovolenou po jednotlivých dnech proti jeho vůli, s výjimkou situace, kdy si to zaměstnanec sám přeje nebo s tím souhlasí.
Zajímavá a často opomíjená situace nastává, pokud dovolená spadne do období nemoci. Pokud zaměstnanec onemocní v době, kdy má už schválenou dovolenou, dovolená se přerušuje a nemoc se posuzuje jako pracovní neschopnost od okamžiku, kdy byla lékařem potvrzena. Zbývající dny dovolené se pak čerpají v jiném termínu. Toto pravidlo platí i naopak – pokud zaměstnanec onemocní ještě před nástupem na dovolenou, ta se automaticky odkládá.
Odlišná situace nastává u krácení dovolené. Zákoník práce v minulosti umožňoval krátit dovolenou za neomluvenou absenci, dnes je úprava mírnější a týká se především situací, kdy zaměstnanec neodpracoval potřebný počet hodin v daném roce, typicky z důvodu dlouhodobé nemoci nebo neplaceného volna. Přesná pravidla výpočtu se liší podle konkrétní kolektivní smlouvy nebo interního předpisu firmy, a proto je vhodné se před nástupem na dlouhodobé volno informovat přímo u personálního oddělení.
Proplacení nevyčerpané dovolené a konec pracovního poměru
Nevyčerpanou dovolenou lze proplatit pouze v okamžiku skončení pracovního poměru. Během trvání zaměstnání zákon proplacení dovolené výslovně zakazuje, s výjimkou dovolené nad zákonný minimální rozsah čtyř týdnů, kterou si firma může upravit jinak ve vnitřním předpisu. Řada zaměstnanců si mylně myslí, že si dovolenou mohou nechat vyplatit místo čerpání, ale zákon jim v tomto ohledu nevyhovuje.
Při ukončení pracovního poměru má zaměstnavatel povinnost proplatit veškerou nevyčerpanou dovolenou, a to bez ohledu na důvod skončení – tedy i v případě výpovědi ze strany zaměstnance nebo ukončení ve zkušební době. Výše náhrady se vypočítává z průměrného výdělku za předchozí kalendářní čtvrtletí, což někdy vede k nejasnostem, pokud měl zaměstnanec v tomto období výrazné výkyvy v odměňování, například prémie nebo bonusy.
Odborníci na pracovní právo radí zaměstnancům, aby si před odchodem z firmy nechali písemně potvrdit počet nevyčerpaných dnů dovolené. Personální oddělení totiž evidenci vede v interních systémech, ke kterým zaměstnanec po skončení poměru už nemá přístup, a případný spor o počet dnů se pak dokazuje obtížně.
Praxe ukazuje, že spory o dovolenou vznikají nejčastěji právě na pomezí konce a začátku kalendářního roku, kdy se firmy snaží vyčerpat starý nárok a zároveň už plánují nový. Přesná evidence a včasná komunikace mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem zůstává jediným způsobem, jak se podobným nedorozuměním vyhnout.