Majitel truhlářské dílny v menším městě se po letech práce na vlastní pěst rozhodl přijmout prvního zaměstnance. Zakázky přibývaly, ruce už nestačily, a tak podepsal pracovní smlouvu s čerstvým absolventem odborného učiliště. Radost z rozjezdu ale netrvala dlouho – během prvního týdne zjistil, že pouhé podepsání smlouvy je jen zlomek toho, co zákon vyžaduje. Musel se zaregistrovat na okresní správě sociálního zabezpečení, oznámit nástup zaměstnance zdravotní pojišťovně, přihlásit se jako plátce daně z příjmů ze závislé činnosti na finančním úřadě a vyřešit ještě řadu dalších formalit, o kterých do té doby neměl tušení.
Tento scénář se v praxi opakuje velmi často. Živnostníci a majitelé malých firem se soustředí na produkt nebo službu, na zákazníky a tržby, a byrokratickou stránku podnikání podceňují. Přitom zákon nerozlišuje mezi velkou korporací a jednočlennou dílnou – povinnosti vůči úřadům jsou v základních obrysech stejné pro všechny, kdo se stanou zaměstnavateli.
Registrace u úřadů před prvním výplatním termínem
První krok nastává ještě před tím, než zaměstnanec vůbec nastoupí. Zaměstnavatel musí do osmi dnů od vzniku pracovního poměru oznámit tuto skutečnost okresní správě sociálního zabezpečení, pokud se stává plátcem pojistného poprvé, musí se navíc jako zaměstnavatel zaregistrovat. Stejná osmidenní lhůta platí i pro oznámení zdravotní pojišťovně, u které je zaměstnanec pojištěn – a těch je v Česku sedm, takže je nutné zjistit, kterou pojišťovnu zaměstnanec skutečně má, nikoli předpokládat tu nejrozšířenější.
Finanční úřad vyžaduje registraci k dani z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti, a to nejpozději do patnácti dnů od vzniku povinnosti srážet nebo odvádět zálohy na daň. V praxi to znamená, že podnikatel, který dosud podával jen přiznání za sebe jako OSVČ, se najednou stává i plátcem daně za svého zaměstnance a musí vést mzdovou agendu podle zcela jiných pravidel.
Odvody, které se opakují každý měsíc
Po registraci povinnosti nekončí, naopak teprve začínají. Každý měsíc je nutné odvést sociální pojištění, zdravotní pojištění a zálohu na daň z příjmů. Sociální pojištění činí u zaměstnavatele 24,8 procenta z hrubé mzdy, zdravotní pojištění dalších 9 procent – tyto částky si zaměstnavatel nemůže dovolit zapomenout odvést, protože penále a sankce ze strany úřadů přicházejí rychle a neúprosně.
Kromě toho existuje povinnost vést mzdové listy, evidenční listy důchodového pojištění a řadu dalších dokumentů, které mohou být při kontrole vyžádány zpětně i za několik let. Odborníci na mzdové účetnictví doporučují, aby si začínající zaměstnavatel od první výplaty vedl kompletní a přehlednou dokumentaci, ideálně v elektronické podobě se zálohou – ušetří si tím komplikace při případné kontrole z úřadu práce, zdravotní pojišťovny nebo správy sociálního zabezpečení.
Roční zúčtování daně, potvrzení o zdanitelných příjmech, hlášení pro Český statistický úřad – administrativní kalendář zaměstnavatele se tímto rozšiřuje o desítky termínů, které je třeba hlídat. Mnozí drobní podnikatelé proto přenášejí mzdovou agendu na externí účetní firmy, což sice znamená dodatečné náklady, ale snižuje riziko chyb a pozdních plateb.
Kdy je vhodné svěřit agendu odborníkovi
Otázka, zda si mzdovou agendu vést sám, nebo ji svěřit externímu účetnímu, nemá jednoznačnou odpověď. Záleží na velikosti firmy, na tom, kolik má zaměstnavatel času a zda rozumí legislativě, která se navíc každý rok mění – sazby pojistného, výše minimální mzdy i některé formuláře se upravují prakticky pravidelně. Zde se ostatně i odborné zdroje rozcházejí v tom, od kolika zaměstnanců se externí zpracování mzdové agendy skutečně vyplatí, protože záleží na konkrétní hodinové sazbě účetní firmy a na složitosti mzdových schémat.
V praxi se ukazuje, že u jednoho až dvou zaměstnanců řada podnikatelů zvládá agendu sama, zejména pokud používá specializovaný software, který hlídá termíny a počítá odvody automaticky. Jakmile ale firma naroste na pět a více zaměstnanců, případně se objeví složitější situace jako nemocenská, mateřská dovolená nebo exekuce ze mzdy, doporučuje se přenechat výpočty odborníkovi. Chyba ve mzdě totiž nepostihuje jen zaměstnavatele formou pokuty, ale může poškodit i zaměstnance, kterému se nesprávně vypočte nemocenská dávka nebo důchodové nároky v budoucnu.
Kontrolní orgány, tedy zejména okresní správy sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny, provádějí namátkové kontroly zaměstnavatelů pravidelně, zpravidla jednou za několik let, ale u nově registrovaných subjektů se první kontrola může uskutečnit už během prvního roku fungování. Připravenost na takovou návštěvu úředníka znamená mít kompletní a srozumitelně vedenou dokumentaci, protože doplňování chybějících podkladů zpětně bývá časově i nervově náročné.
Téma odpovědnosti statutárního orgánu firmy za správnost odvodů, tedy otázka, zda a do jaké míry ručí jednatel osobním majetkem za neodvedené pojistné, přesahuje rámec tohoto textu a zasloužilo by si samostatné zpracování.
Bez ohledu na to, zda podnikatel zvolí vlastní administrativu nebo externí účetní firmu, jedno pravidlo zůstává neměnné – termíny pro odvody a hlášení nepočkají na to, až se zaměstnavatel s agendou sžije.