Podnikatel si pronajal prostor, koupil espresso kávovar za dvě stě tisíc korun a objednal první dodávku surovin. Tržby v prvních týdnech odpovídaly odhadům, možná i mírně nad plánem. Problém se objevil až v okamžiku, kdy přišla splatnost DPH a zároveň záloha na sociální a zdravotní pojištění – dvě platby, se kterými v hlavě nepočítal, protože je nikdo nezahrnul do jeho tabulky v Excelu. Podobný scénář se v prvním roce podnikání opakuje velmi často a finanční plán, který nepočítá s reálným cash flow, bývá jednou z hlavních příčin, proč firmy v prvních dvanácti měsících skončí.
V praxi se často stává, že začínající podnikatelé plánují pouze příjmy a výdaje spojené přímo s provozem – nákup zboží, nájem, mzdy. Zapomínají však na povinné odvody, na sezónní výkyvy poptávky nebo na to, že první faktury klienti zaplatí se zpožděním třiceti až šedesáti dnů. Finanční plán pro první rok podnikání proto musí být postavený jinak než klasický byznysplán pro investory – měl by odrážet měsíc po měsíci, kolik peněz skutečně přijde na účet a kolik z něj odejde.
Co má finanční plán obsahovat
Základem je takzvaný cash flow plán, tedy přehled peněžních toků rozepsaný po jednotlivých měsících. Neplatí, že by stačilo spočítat roční obrat a vydělit ho dvanácti – reálné příjmy kolísají, zejména u sezónních oborů jako je gastronomie, turistika nebo stavebnictví. Doporučuje se sestavit tři varianty: optimistickou, realistickou a pesimistickou, a pracovat primárně s tou poslední. Pokud firma přežije při pesimistickém scénáři, ostatní varianty jsou už jen bonus.
Druhou nezbytnou součástí je rezerva na neočekávané výdaje. Odborníci radí držet stranou částku odpovídající alespoň třem měsíčním nákladům firmy, ideálně na samostatném účtu, ke kterému podnikatel nemá přístup přes platební kartu. Tato rezerva se nepočítá do provozního rozpočtu a nesahá se na ni, pokud jde vše podle plánu.
Třetí oblastí, na kterou se často zapomíná, jsou daňové a odvodové povinnosti. Živnostník platí zálohy na sociální a zdravotní pojištění bez ohledu na to, zda už vydělává, a v prvním roce podnikání navíc řeší i takzvaný přeplatek nebo nedoplatek z ročního zúčtování, který se projeví až v dalším roce. Plátci DPH musí počítat s tím, že peníze z faktur nejsou automaticky jejich – část z nich patří státu a je potřeba ji mít odloženou stranou v okamžiku vystavení faktury, ne až ve chvíli podání přiznání.
Fixní a variabilní náklady odděleně
Finanční plán by měl jasně rozlišovat fixní náklady, tedy ty, které firma platí bez ohledu na tržby – nájem, splátky leasingu, paušální poplatky za software – a náklady variabilní, které rostou a klesají podle objemu výroby nebo prodeje. Toto rozdělení pomáhá odpovědět na klíčovou otázku: kolik musí firma minimálně vydělat, aby pokryla fixní náklady, tedy jaký je bod zvratu. U řady začínajících podniků se ukazuje, že bodu zvratu dosáhnou až v pátém nebo šestém měsíci provozu, ne hned na startu, jak se v optimistických plánech často předpokládá.
Zde se ovšem zdroje rozcházejí v tom, jak dlouho by měla rezerva na pokrytí ztráty vydržet. Některé poradenské materiály doporučují mít našetřeno na šest měsíců provozu bez zisku, jiné hovoří o dvanácti měsících, zejména u oborů s vyššími vstupními investicemi. Přesná čísla se liší podle odvětví, regionu i podle toho, zda podnikatel začíná s vlastním kapitálem nebo s bankovním úvěrem, který musí splácet bez ohledu na to, jak se firmě daří.
Praktické kroky při sestavování plánu
Prvním krokem je sepsat všechny jednorázové vstupní náklady – vybavení, registrace, první zásoby zboží, úpravy prostor. Tyto částky se často podceňují, protože podnikatel plánuje s cenami, které našel při prvním hledání, aniž by počítal s dopravou, instalací nebo nutností koupit náhradní díl, když se něco pokazí hned v prvním týdnu provozu.
Druhým krokem je odhad měsíčních provozních nákladů po dobu dvanácti měsíců dopředu, rozdělený na fixní a variabilní položky podle výše popsaného modelu. Třetím krokem je konzervativní odhad příjmů – vhodné je vycházet z reálných dat konkurence nebo z předběžných objednávek, ne z čísel, která by podnikatel rád viděl na účtu. Čtvrtým krokem je porovnání obou stran plánu měsíc po měsíci a identifikace období, kdy bude firma potřebovat externí financování, ať už formou úvěru, kontokorentu nebo podpory od rodiny.
Pátým, často opomíjeným krokem, je pravidelná revize plánu. Finanční plán sestavený v lednu nemá v srpnu stejnou hodnotu, pokud se realita výrazně liší od odhadů. Aktualizace jednou měsíčně, ideálně na základě skutečných výpisů z účtu, umožňuje včas zachytit, že firma míří k problémům, a reagovat dřív, než dojde k situaci popsané na začátku – tedy že na nájem prostě nezbývají peníze, přestože tržby rostou.
Software pro vedení cash flow dnes nabízí řada bankovních aplikací i samostatných nástrojů, některé zdarma, jiné za měsíční paušál kolem několika stovek korun. Pro první rok podnikání ovšem často postačí přehledná tabulka v Excelu nebo Google Sheets, pokud se s ní pracuje pravidelně a poctivě, ne jen jednou při zakládání firmy.